Accordo sul trattamento dei dati

1. A cosa serve questo accordo

Quando un tuo ospite prenota, il suo nome e il suo numero finiscono nel nostro sistema. Quei dati non sono nostri: sono tuoi, e noi li trattiamo per tuo conto.

L’articolo 28 del GDPR dice che questo rapporto deve stare scritto: senza un accordo come questo, il trattamento è illecito — per te, non per noi. È il pezzo che manca a quasi tutti i fornitori, e per questo lo trovi qui senza doverlo chiedere.

Questo accordo è parte delle condizioni generali di vendita e si accetta insieme a quelle. Non ci sono documenti da firmare a parte.

2. Chi comanda sui dati, e chi esegue

Non usiamo i dati dei tuoi ospiti per i fatti nostri. Non li rivendiamo, non li usiamo per fare pubblicità, non li mescoliamo con quelli di un altro ristorante. Ogni locale è separato dagli altri dentro il database, e la separazione è imposta dal sistema, non dalla buona volontà.

3. Cosa trattiamo, di chi, e per quanto

Non chiediamo altri dati particolari — salute oltre alle allergie scritte dall’ospite, opinioni, religione. Se li scrivi tu in una nota di sala, li stai mettendo tu, sotto la tua responsabilità: quel campo serve per «tavolo vicino alla finestra», non per una cartella clinica.

Il trattamento dura quanto dura il contratto. Le durate di conservazione sono queste:

4. Cosa ci impegniamo a fare

• Trattare i dati solo su tua istruzione. Se una legge ci obbligasse a fare altro, te lo diciamo prima — a meno che quella stessa legge ce lo vieti.
• Tenere al segreto chiunque, da parte nostra, possa vedere quei dati.
• Aiutarti quando un ospite esercita i suoi diritti, e quando devi fare una valutazione d’impatto o rispondere al Garante.
• Avvisarti subito se ci accorgiamo di una violazione.
• Dirti se un’istruzione ci sembra contraria alla legge, prima di eseguirla.
• Darti indietro o cancellare tutto alla fine del contratto, come scegli tu.
• Darti quello che serve per dimostrare che rispettiamo queste regole.

5. Cosa ti impegni a fare tu

• Raccogliere i dati dei tuoi ospiti in modo lecito: con un’informativa (te ne prepariamo una, vedi l’ultimo punto) e chiedendo il consenso quando serve, per esempio per le promozioni.
• Darci solo istruzioni lecite. Se ci chiedi di fare con i dati qualcosa che la legge non permette, ne rispondi tu.
• Non caricare dati che non hai il diritto di usare, per esempio una rubrica di clienti che non hanno mai dato il permesso di essere contattati.

Con questo accordo ci confermi di aver guardato come proteggiamo i dati (punto 6) e di ritenerlo adeguato.

6. Come li teniamo al sicuro

• Il traffico viaggia cifrato, e i dati sono cifrati anche quando stanno fermi sul disco.
• Le password non si conservano: si conserva solo un’impronta da cui non si torna indietro. Chi leggesse il database non entrerebbe in nessun account.
• Ogni locale è isolato dagli altri a livello di database: non è un filtro scritto nel programma, che un errore può saltare, ma una regola imposta dal motore.
• Gli accessi alla gestione sono registrati: chi è entrato e quando.
• Copie di sicurezza automatiche, su server in Europa.
• L’audio di quello che si detta a voce non viene conservato: si trascrive e si butta.

7. Chi altro li tocca

Ci autorizzi a servirci dei fornitori qui sotto, ognuno per la sua parte. Con ognuno valgono obblighi di protezione almeno pari a quelli che abbiamo con te: con i fornitori molto grandi sono i loro accordi standard, che nessuno può cambiare. Verso di te rispondiamo noi se uno di loro sbaglia, nei limiti del punto 7 delle condizioni di vendita.

Se ne aggiungiamo o ne cambiamo uno, te lo diciamo per email almeno 15 giorni prima. Se il nuovo non ti sta bene puoi opporti entro dieci giorni lavorativi, scrivendoci il motivo; se non lo fai, il cambio si intende accettato. Se ti opponi e non troviamo una soluzione, puoi disdire senza penali e con il rimborso della parte non goduta.

8. Fuori dall’Europa

Il database sta in Europa: le prenotazioni e i clienti dei tuoi ospiti non escono dall’Unione per essere conservati. Alcuni fornitori di servizio sono società statunitensi: per loro valgono le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea e, dove aderiscono, il Data Privacy Framework.

9. Se qualcuno ruba dei dati

Se succede una violazione che riguarda i dati dei tuoi ospiti, ti avvisiamo senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore da quando ce ne accorgiamo, dicendoti cosa è successo, quali dati, quante persone e cosa stiamo facendo.

La notifica al Garante la fai tu (entro 72 ore), perché il titolare sei tu: noi ti diamo tutto quello che serve per farla, e in fretta.

10. Quando un ospite esercita i suoi diritti

Se un tuo ospite chiede i suoi dati, o chiede di essere cancellato, la richiesta è tua e risponde il locale. Dalla gestione puoi farlo da solo: esportare quello che lo riguarda, e cancellarlo.

Se un ospite scrive a noi invece che a te, non rispondiamo al posto tuo: lo indirizziamo a te e ti avvisiamo.

11. Cosa succede quando finisce

Alla fine del contratto scegli tu: riavere i dati, in un formato leggibile da un altro programma, oppure farli cancellare.

Se non ci dici niente, li teniamo 12 mesi — così se cambi idea li ritrovi — e poi li cancelliamo, e non si possono più recuperare. Restano solo le copie di sicurezza, che si sovrascrivono da sole dopo pochi giorni, e i documenti che la legge ci obbliga a conservare.

12. Controlli

Hai il diritto di verificare che facciamo quello che c’è scritto qui. Scrivi a info@ceers.it e ti diamo le informazioni e la documentazione che abbiamo, entro trenta giorni. Se non ti bastano, puoi chiedere una verifica una volta l’anno, con trenta giorni di preavviso, senza fermare il servizio e a tue spese. Chi fa la verifica è tenuto al segreto e non può lavorare per un nostro concorrente.

13. I modelli di informativa

Sotto il modulo di prenotazione mettiamo un’informativa privacy per i tuoi ospiti, già scritta con il nome e i recapiti del tuo locale. È un aiuto, non un parere legale: sei tu, come titolare, a decidere se va bene per come lavori. Se ti serve diversa, scrivici e la cambiamo.